Por: Rodrigo Pinto

Já ouviu falar sobre o papel de um agilista? É comum pensar que ser um agilista é fácil: não é gerente de ninguém, não é responsável pela entrega e não precisa ter uma licenciatura ou conhecimento técnico específico, mas ganha um salário de milhares de euros. No entanto, essa é uma visão superficial do que realmente é ser um agilista!

Recentemente, uma pessoa entrou em contacto comigo no LinkedIn e disse que não esperava lidar com todas as questões que surgem dentro da equipa como agilista, o que me inspirou a escrever este artigo para falar sobre o que não lhe contaram dos desafios de assumir esse papel.

Vamos discutir a realidade deste cargo tão importante no mercado de trabalho atual e as habilidades necessárias para ser um agilista ou Scrum Master de sucesso.

Distorções são um fenómeno presente em diversos mercados, inclusive no financeiro, em que um investimento que parece ser de baixo risco pode gerar um retorno muito alto. No entanto, essa situação não é verdadeira ou tende a equilibrar-se com o tempo. No mercado da agilidade, há também distorções, como a ideia equivocada de que para ser agilista não é necessário ter licenciatura, conhecimento técnico ou responsabilidade pela entrega, mas ainda assim receber um salário de muitos euros por mês.

Essa distorção pode atrair muitas pessoas para a profissão, mas com o tempo, a tendência é que a simetria seja restaurada. É importante que as pessoas compreendam a realidade do trabalho de um agilista e que estejam preparadas para lidar com as questões complexas que surgem na rotina da profissão.

Desmistificando a remuneração do Agilista

Muitas vezes, há uma compreensão equivocada que o papel de Agilista é lucrativo e de fácil acesso, sem exigir responsabilidade sobre entrega ou mesmo formação acadêmica. No entanto, a remuneração desse profissional em Portugal e pode ir de €40K a €80K por ano (fonte Glassdoor.com). É importante desfazer esse mito e demonstrar que a remuneração é influenciada por fatores como expertise, resultados e valor entregue ao cliente e à equipa.

O ônus e bônus de ser um Agilista

O papel exige competências específicas para resolver problemas e conflitos, além de ser capaz de mediar debates e gerir situações difíceis. Um Agilista deve ser capaz de remover impedimentos que afetam o desempenho da equipa, o que muitas vezes envolve trabalhar com equipas externas e lidar com situações complexas.

Além disso, ele deve ser capaz de gerir conflitos internos na equipa, mediar debates de ideias e feedbacks. O papel do agilista no desenvolvimento ágil de software vai muito além de apenas seguir um processo. É preciso ter competências e habilidades específicas para lidar com as pressões e os desafios que surgem no dia a dia de um projeto ágil.

Gerenciamento de conflitos e pressão

A mentalidade de assimetria é prejudicial para o trabalho em equipa e pode gerar conflitos internos. Por isso, é importante que todos os membros da equipa tenham a formação e as competências necessárias para contribuir de forma significativa para o projeto.

Além disso, o agilista precisa estar preparado para lidar com pressões externas, como as dos gestores e stakeholders. Normalmente, estes procuram dar feedbacks e pressionar a equipa para cumprir prazos e metas. Nestes casos, o agilista precisa ter competências de comunicação e liderança para lidar com essas pressões e manter a equipa motivada e focada nos seus objetivos.

Porém, é importante lembrar que a pressão e os prazos fazem parte do desenvolvimento ágil e que o agilista deve estar preparado para lidar com esses desafios. Afinal, a efetividade da equipa é sua responsabilidade e, para alcançá-la, é preciso saber lidar com as dificuldades que surgem ao longo do caminho.

Em resumo, ser um agilista requer muito mais do que seguir um processo. É preciso ter competências de liderança, comunicação e resolução de problemas para lidar com as pressões e os desafios que surgem durante o desenvolvimento ágil. Com estas competências, o agilista pode ajudar a equipa a alcançar os seus objetivos de forma efetiva e colaborativa.

O papel do Scrum Master como líder da equipa ágil

O Scrum Master é uma liderança dentro da equipa ágil e, como tal, deve dar o exemplo e agir de acordo com os valores e princípios do Agile. Isso significa ser responsável pelas entregas, pelo horário e pela organização da equipa. O Scrum Master não pode dar-se ao luxo de chegar atrasado ou não cumprir com as suas obrigações, pois isso compromete a efetividade da equipa e vai contra os ideais do Agile.

Assim, para ser um bom líder dentro da equipa, este Agilista deve chamar as pessoas à responsabilidade, ser um exemplo de comportamento e estar disposto a lidar com a pressão e as dificuldades que surgem no contexto do desenvolvimento ágil. Além disso, é importante lembrar que a liderança não é uma posição de privilégio ou assimetria, mas sim de responsabilidade e comprometimento com o sucesso da equipa como um todo.

A importância do conhecimento técnico para o papel do Scrum Master

Muitas vezes diz-se que para ser Scrum Master não é obrigatório ter formação superior ou conhecimento técnico em desenvolvimento de software. No entanto, isso não significa que o conhecimento técnico não seja importante ou que deva ser negligenciado. Na verdade, ele pode trazer grandes benefícios para o profissional e para a equipa.

Um Scrum Master que entende de desenvolvimento pode ajudar a equipa a lidar com desafios técnicos, a identificar possíveis melhorias no processo de desenvolvimento, a tomar decisões mais informadas e a compreender melhor as necessidades do produto. Além disso, o conhecimento técnico pode ajudar o Scrum Master a comunicar-se melhor com os desenvolvedores, a compreender melhor as demandas da equipa e a ser um líder mais efetivo.

Por isso, é importante que o Scrum Master não negligencie o conhecimento técnico. Isso não significa que o profissional precise ser um programador experiente, mas sim que ele deve ter uma boa compreensão do processo de desenvolvimento e das tecnologias envolvidas.

Além disso, o Scrum Master deve estar familiarizado com diversos conceitos e competências relacionados à agilidade e ao desenvolvimento de produtos, tais como ciclo de vida do produto, OKR, métricas de produto e de fluxo, gestão de portfólio, design thinking, negociação em startup, modelo de negócios, design organizacional, equipas de alta performance, feedback, soft skills, técnicas de retrospectiva, team building e equipas remotas.

Portanto, embora não seja obrigatório ter conhecimento técnico para ser Scrum Master, investir na sua formação técnica e em competências relacionadas à agilidade pode ser um grande diferencial para o profissional e para a equipa que ele lidera.

Conclusão

Em conclusão, é importante lembrar que ser um Scrum Master ou um Agilista não significa apenas ter um título ou uma posição de liderança numa equipa. É necessário comprometimento, responsabilidade e conhecimento técnico para desempenhar bem essas funções. A dinâmica de crescimento de carreira como um Agilista envolve investimento constante em aperfeiçoamento e aprendizagem em diversas áreas, desde competências técnicas até soft skills e conhecimento em gestão de produtos.

É possível sim ter uma boa remuneração e benefícios como um Agilista, mas é preciso estar ciente de que isso vem acompanhado de um grande investimento em si mesmo e no seu desenvolvimento profissional. Sair da dinâmica de assimetria do mercado de trabalho e comprometer-se com um crescimento sustentável e consistente é o caminho para se destacar como um profissional de sucesso no mundo Ágil.

A inteligência artificial tem sido um dos temas mais falados nas redes sociais atualmente, sendo o Chat GPT um dos produtos mais comentados. Mas como pode esta tecnologia auxiliar o trabalho de um Product Owner? Esta é a questão que muitos têm colocado. 

Para responder a esta pergunta, usámos o próprio Chat para obter insights sobre como pode ser utilizado na função. O resultado foi surpreendente, pois a ferramenta pode apoiar o Product Owner de várias maneiras, oferecendo suporte a tarefas e responsabilidades associadas ao papel.

Neste artigo, vamos apresentar oito formas através das quais o Chat GPT pode ser usado para ajudar o Product Owner no desempenho do seu papel.

1. Definição de Requisitos

A definição de requisitos é uma das atividades fundamentais na gestão de um produto. Neste contexto, o Chat GPT pode ser uma ferramenta valiosa para auxiliar o Product Owner. Pode ajudar na criação de histórias de usuário e na definição de critérios de aceitação, bem como na comunicação com os stakeholders e a equipa de desenvolvimento.

Para ilustrar esta possibilidade, usámos o próprio Chat GPT e pedimos a criação de uma história de usuário para o pagamento de uma compra num e-commerce, utilizando um cartão de crédito e adicionando os critérios de aceitação necessários para validar os dados do cartão. Para nossa surpresa, o Chat GPT respondeu prontamente com uma história de usuário bem descrita e com critérios de aceitação detalhados.

Entre os critérios de aceitação apresentados, destacamos a validação do número do cartão de crédito digitado pelo usuário, verificando se ele é válido e se possui a quantidade correta de dígitos, além da verificação da data de validade e do código de segurança (CVV).

Esta demonstração evidencia que o Chat GPT pode ser uma ferramenta útil para auxiliar o Product Owner na definição de requisitos de forma ágil e precisa. Com isso, é possível otimizar o tempo e aumentar a eficiência na gestão do produto, proporcionando uma experiência mais satisfatória para os utilizadores e agregando valor ao negócio.

2. Priorização de Backlog

A priorização do backlog é uma das tarefas mais desafiantes para o Product Owner, pois requer uma análise cuidadosa dos requisitos e um equilíbrio entre as demandas dos stakeholders e da equipa de desenvolvimento. É neste contexto que o Chat GPT pode ser um grande aliado na tomada de decisões.

Com base em fatores como valor de negócio, riscos e dependências de esforço, a ferramenta pode ajudar a priorizar itens do backlog de forma mais eficiente. Para ilustrar isso na prática, fizemos um teste com a ferramenta, fornecendo-lhe um esboço de backlog embaralhado e pedindo para que ele priorizasse os itens tendo em conta a jornada de compra.

E o resultado foi surpreendente! Com base na jornada do utilizador, a inteligência artificial apresentou a seguinte priorização: página inicial do e-commerce, pesquisa de produto por categoria, seleção de itens do carrinho de compras, fechamento do carrinho de compras, dados do meio de pagamento, dados do local de entrega, envio do e-mail de confirmação de compra e, por último, a ordenação da busca de produtos.

O Chat GPT justificou a sua escolha, afirmando que embora a ordenação de busca de produtos seja útil para os utilizadores, ela é menos crítica na jornada de compra do que as outras funcionalidades. Com isso, fica claro que ele pode ser uma ferramenta poderosa para auxiliar o Product Owner na priorização do backlog, trazendo mais objetividade e assertividade para o processo de desenvolvimento de produtos.

3. Planeamento de Sprints

O Chat GPT pode, sim, ser uma ferramenta para apoiar o Product Owner no planeamento de Sprints, mas é importante lembrar que a sua sugestão de distribuição de tarefas entre os membros da equipa pode não ser a melhor opção. A inteligência artificial é baseada em informações fornecidas por seres humanos, e pode haver imprecisões ou inadequações no input utilizado para treiná-la. Portanto, é essencial usar o senso crítico para avaliar as sugestões apresentadas.

Embora possa ser útil para definir metas e objetivos de Sprint, é importante frisar que a distribuição de tarefas é responsabilidade da equipa e não do Product Owner. A auto-organização da equipa é um dos princípios fundamentais do Agile e deve ser preservada. Portanto, é recomendável descartar sugestões que possam prejudicar a autonomia da equipa, avaliar criticamente o que foi oferecido e usar esses dados com cautela

4. Gestão de Stakeholders

O Chat GPT pode também ser uma ferramenta útil para o Product Owner na gestão de stakeholders, fornecendo dicas e conselhos sobre como gerir expectativas, comunicar eficazmente e resolver conflitos.

Apesar de ser uma ferramenta básica, pode ser eficaz em oferecer sugestões de gestão de informações e conselhos de gestão. Para ilustrar, um exemplo seria uma instrução simples dada ao Chat GPT para fornecer dicas e conselhos sobre como gerir expectativas, comunicar eficazmente e resolver conflitos entre os stakeholders. Através dela, foi capaz de fornecer informações valiosas e úteis numa variedade de tópicos de gestão de stakeholders

5. Análise de métricas e KPIs

Na análise de métricas e KPIs do projeto, o Chat GPT pode ajudar a identificar métricas e equipes relevantes para acompanhar o progresso e sucesso do projeto, além de fornecer insights para melhorar o desempenho da equipa.

Durante um teste com a ferramenta, foi possível gerar dados fictícios e métricas de um e-commerce, chamado Fashion X. A inteligência artificial criou diversos exemplos de métricas bastante interessantes, o que já demonstra o valor da ferramenta. Porém, é importante salientar que para uma análise mais crítica e aprofundada dos dados, é necessário fornecer contexto e informações mais detalhadas. Na prática, os dados utilizados no projeto serão específicos e é importante compreender as métricas de forma mais ampla.

O Chat GPT consegue fazer sugestões de otimização baseado nas métricas apresentadas, mas é importante ressaltar que essas sugestões são genéricas e dependem do contexto do projeto. Cabe ao Product Owner analisar cuidadosamente essas sugestões e avaliar se elas são aplicáveis ao seu contexto.

Algumas sugestões oferecidas: aumento da taxa de conversão, redução de custos, redução da taxa de devolução e aumento do engajamento em redes sociais. É importante analisar essas sugestões com cautela e realizar uma análise mais aprofundada para compreender se elas realmente são aplicáveis ao contexto do projeto.

6. Condução de reuniões

Além de ajudar na preparação de agendas, a inteligência artificial também pode fazer a sumarização de reuniões de maneira automática. Entretanto, é possível ir além e explorar a capacidade do Chat GPT em sugerir pautas de agenda.

Ao testar essa habilidade, obtivemos sucesso na obtenção de uma boa proposta de agenda. O Chat sugeriu uma pauta bem estruturada, que incluía a revisão do que foi feito na Sprint, com a participação dos desenvolvedores, e a realização da retrospectiva da Sprint, apesar de haver uma pequena confusão na colocação dessa atividade.

No geral, a dinâmica apresentada pela inteligência foi bem interessante e pode ser uma boa ajuda na preparação de reuniões eficientes. É importante lembrar, no entanto, que é sempre necessário avaliar e adaptar as suas sugestões de acordo com o contexto da equipa e do projeto em questão.

7. Pesquisa e Validação

Ao inserir um contexto específico, como a criação de um app de gestão de investimentos para uma corretora de valores, é possível obter informações valiosas sobre as melhores práticas de mercado, tendências e tecnologias emergentes. Durante o exercício, o Chat GPT ofereceu sugestões como design intuitivo e fácil de usar, personalização do aplicativo de acordo com o perfil do investidor, automação, segurança e gamificação.

O chat também destacou a importância da educação financeira, sugerindo que o conceito fosse integrado à plataforma. As sugestões oferecidas podem ajudar na criação de um backlog com ideias de tendências futuras. Ao levar em consideração o contexto específico, o Product Owner pode tomar decisões mais informadas e criar um produto mais atraente para os seus clientes.

8. Melhoria contínua

Com a capacidade de identificar áreas de melhoria, a ferramenta pode fornecer sugestões para aprimorar a eficiência e eficácia do produto. Além disso, é possível utilizá-la para realizar comparações de benchmarking entre o seu produto e os concorrentes, o que pode ajudar a entender melhor o seu mercado e a identificar pontos fortes e fracos.

Por exemplo, se tiver um produto visível no mercado, pode pedir ao Chat GPT para comparar o seu produto com o líder do seu segmento e destacar características relevantes do concorrente. Embora as respostas possam ser um pouco genéricas, elas ainda fornecem embasamento suficiente para guiar as análises do Product Owner.

Conclusão

Em resumo, a substituição completa do papel do Product Owner ou de outros profissionais do conhecimento pela inteligência artificial ainda não é possível. Embora a IA possa potencializar e auxiliar em algumas tarefas, ela ainda não possui a capacidade de compreender o contexto e as nuances das necessidades do negócio, do mercado e dos utilizadores, além de habilidades de comunicação e negociação.

Portanto, aqueles que devem se preocupar com a perda de empregos para a IA são aqueles cujo trabalho é apenas uma variação ou combinação do que os outros já criaram antes deles.

A contribuição da IA é potencializar e catalisar as entregas de valor, evoluindo o papel dos profissionais do mercado e suas carreiras. Então, se você procura evoluir sua carreira como Product Owner e saber executar esse papel com êxito, inscreva-se na nossa próxima turma de Professional Scrum Product Owner.

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A Sprint Retrospective, ou apenas Retrospectiva, é um evento suportado pelo Scrum Master e que conclui um ciclo (uma Sprint) no Scrum. Sobretudo, esse é o momento em que a equipa revê suas ações, o processo de trabalho e cria um plano de melhorias para a próxima Sprint.

É importante seguir algumas regras para fazer as retrospectivas corretamente, como criar um plano de ação aplicável para a próxima Sprint, dentro do timebox e com a participação de todos que compõem a Equipa Scrum.

Nesse evento também são abordados três temas principais e muito importantes: as pessoas e suas interações, o processo de trabalho e as ferramentas que a equipa utiliza.

No entanto, muitos agilistas ainda encontram dificuldades em tornar a sua retrospectiva um evento agradável e útil para todos, por isso, separamos aqui uma série de materiais (como livros, sites, dinâmicas e ferramentas) que irão melhorar e muito o seu evento.

Livros sobre a Retrospectiva da Sprint

Agile Retrospective: Making Good Teams Great (Esther Derby, Diana Larsen)

Nesse livro, as autoras Derby e Larsen irão revisitar a importância de uma boa retrospectiva para que a equipa ágil possa estar sempre apontando os pontos de melhoria das sprints, buscando cada vez mais eficiência e resultados positivos.

Através de ferramentas e dicas, o livro ensina como realizar o evento de forma interativa e projetá-las especificamente para o perfil da sua equipa, dessa forma, podendo lidar melhor com problemas e desenvolvendo soluções ágeis.

Improving Agile Retrospectives: Helping Teams Become More Efficient (Marc Loeffler)

Em “Improving Agile Retrospectives”, o agile coach Marc Loeffler irá combinar orientação prática e comprovada assim como abordagens inovadoras para maximizar o valor das retrospectivas para a sua equipa e toda a organização.

Os seus exemplos extremamente detalhados irão ajudar a notar armadilhas comuns das práticas de retrospectiva e adaptar este evento às suas necessidades, de forma a alcançar bons resultados. Além disso, ele mostra como aprender com os fracassos e sucessos, e integra conceitos inovadores nessa prática ágil (como pensamento sistêmico e experimentação).

Fun Retrospectives: Atividades e ideias para tornar suas retrospectivas ágeis mais envolventes, (Paulo Caroli, Tainã Caetano Coimbra)

Este livro possui ótimas avaliações dos seus leitores! O seu objetivo é ser prático, trazer dinâmicas e atividades que irão unir ainda mais a equipa, deixando-os à vontade durante a realização da retrospectiva.

Na primeir parte, o livro destaca a importância das retrospectivas no ambiente ágil. Os autores explicam como essas reuniões, realizadas no final de cada sprint, são essenciais para a melhoria contínua da equipa. Eles enfatizam a necessidade de manter essas sessões envolventes e produtivas, evitando a monotonia e incentivando a participação ativa de todos os membros da equipa. O livro introduz a ideia de que as retrospectivas não são apenas um momento de reflexão, mas também uma oportunidade de fortalecer a equipa e promover um ambiente de trabalho colaborativo e inovador.

Em seguida, os autores apresentam uma variedade de atividades e técnicas para dinamizar as retrospectivas. Essas atividades são categorizadas de acordo com diferentes objetivos, como quebrar o gelo, gerar insights, priorizar ações e melhorar a comunicação da equipa. Cada atividade é detalhada com instruções claras, objetivos e dicas para facilitação. O livro também aborda questões como lidar com desafios comuns em retrospectivas, como a falta de engajamento ou resistência a mudanças. Com exemplos práticos e dicas úteis, o livro torna-se um guia valioso para qualquer equipa que busca aprimorar as suas práticas ágeis e promover um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.

Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews (Norman L. Kerth)

Norman L. Kerth, consultor de agilidade, apresenta no seu livro como tornar a sua retrospectiva bem-sucedida e segura, e para isso, mostra maneiras de facilitar o evento através da confiança entre os membros da equipa.

A sua principal ferramenta é a “Kerth's Prime Directive”, que indica a compreensão e aceitação de que o trabalho foi realizado da melhor maneira possível, independentemente das descobertas e dificuldades. Além disso, o autor oferece dicas para lidar com as questões emocionais e sensíveis que podem ocorrer dentro das retrospectivas.

Getting Value out of Agile Retrospectives: A Toolbox of Retrospective Exercises (Luis Gonçalves, Ben Linders)

Dos livros indicados, este é o mais curto, o que torna a sua leitura rápida, mas contém valiosas informações e exercícios que podem ser utilizados para agilizar a sua retrospectiva, assim como os benefícios e razões de cada uma dessas dicas.

The Retrospective Handbook: A guide for agile teams (Mr Patrick Kua)

Este material é essencial para quem realiza as retrospectivas regularmente. O autor, Mr Patrick Kua, reúne 8 anos de experiência profissional em agilidade para transmitir conselhos práticos sobre como tornar as suas retrospectivas eficazes e que resultem em mudanças positivas.

Dinâmicas que irão melhorar sua retrospectiva

As dinâmicas são formas de facilitar a retrospectiva e unir a equipa de forma eficaz. Elas são divididas em três categorias, que são: Team Building, focada em trazer uma reflexão acerca da importância do trabalho em conjunto; Retrospective, que foca na reflexão sobre ações passadas; e por fim, a Futurespective, que traz alinhamento sobre atividades que serão realizadas futuramente.

Existem diversas formas de realizar esse evento sem torná-lo maçante, como através de jogos, cafés da manhã, círculo de apresentação, entre outros. Tudo isso é focado em trazer mais união à equipa e melhorar os resultados e entrega de valor.

Por isso, separamos alguns conteúdos úteis com atividades para as dinâmicas (algumas, até retiradas do “Fun Retrospectives”, que já citamos neste texto). Confira a seguir:

Ferramentas e sites que irão te ajudar na Retrospectiva

E aí, gostou das dicas?

Se ainda quer evoluir a sua atuação como Scrum Master, melhorar a retrospectiva e auxiliar a sua equipa de forma ágil, não se esqueça de conferir as nossas datas para o treinamento de PSM e garantir a sua participação neste curso com certificação internacional!

Se está a começar a trabalhar com Kanban agora, é muito importante explorar e dominar os elementos indispensáveis para um quadro Kanban. É importante testá-los e compreendê-los, assim entendendo quais deles fazem mais sentido e em que situações são essenciais à sua implementação e quais não fazem sentido para o seu contexto de trabalho.

Por isso, separamos os oito elementos indispensáveis para um quadro Kanban gerar realmente valor para toda a equipa, para as entregas e para a organização. Confira:

1. Itens de trabalho

Antes de abordar o quadro Kanban em si ou as etapas do fluxo, é importante falar sobre os itens de trabalho, isto é, quais itens serão trabalhados dentro do fluxo e o que são estes itens. De maneira resumida, os itens de trabalho são as unidades de valor dentro do fluxo de trabalho, mas o que elas são de fato vai variar de acordo com cada time. Existem equipes que determinam o item de trabalho como “construir tela X” e outro item sendo “testar a tela X”.

Porém, esta não é a forma mais adequada de se definir o item de trabalho. Isso se deve ao fato de que a equipe tem que pensar no que é solicitado e não exatamente em quais serão as ações para que aquela solicitação aconteça. Por exemplo, quando você vai a um restaurante, você pede um prato e não os processos que levam para que o prato seja feito, certo?!

Para uma melhor compreensão, o item de trabalho é aquilo que é solicitado à equipe e aquilo que é entregue pela equipe, isto é o item de trabalho no Kanban. Dentro deste raciocínio, podem haver vários tipos de itens, como itens de melhorias, itens de correção e outros, isto deve ser compreendido antes mesmo de começar a montar o quadro.

Assista mais sobre esse assunto neste vídeo aqui.

2. Pontos de entrada e saída

Falando no fluxo de trabalho, existe o momento em que uma demanda entra no fluxo de trabalho e passa a ser processada pela equipa, este momento é o Ponto de Entrada. E existe também o momento em que este item de trabalho sai do fluxo, ou seja, quando ele termina de ser executado pela equipa… Este momento é o Ponto de Saída.

É preciso que a equipa possa determinar quais são essas situações, pois isto representa um conceito chave do Kanban: o Trabalho em Progresso ou o Work In Progress - o famoso WIP, como é conhecido em inglês. Ou seja, esses são itens que estão em progresso, que passaram pelo ponto de entrada, porém ainda não passaram pelo ponto de saída e estão no campo de trabalho que está a acontecer.

3. Etapas do Fluxo de Trabalho

Quando um item de trabalho entra no quadro e começa a ser trabalhado, ele irá passar por alguns processos que vão variar de acordo com a equipa e as suas demandas. Portanto, quando este item passa pelo ponto de entrada, a equipa deve especificar com o maior detalhamento possível as etapas que existem, por exemplo: etapa de análise; etapa de teste; etapa de revisão; entre outras.

Isso fará com que a equipa mapeie e execute melhor o fluxo de trabalho. Se um item receber um status apenas de “em processo”, isto faz com que a leitura do quadro Kanban se torne um tanto simplória… afinal, o que de facto significa este “em processo”? Por isso, determinar as etapas do fluxo de trabalho é uma parte indispensável para identificar filas, gargalos e pontos de melhoria no quadro Kanban.

4. Políticas Explícitas

Seguindo este raciocínio citado acima, se os itens de trabalho devem ser separados por etapas, então como definir quando um item irá passar de uma etapa para a outra? É agora que entram as Políticas Explícitas.

São elas que definem quais as regras para que um item se mova de uma etapa para a outra dentro do quadro Kanban. No entanto, não existe regra na hora de criar as Políticas Explícitas. Quais serão essas políticas ficará sempre a cargo da equipa, pois isso varia muito de acordo com cada contexto.

5. Limite WIP (Work In Progress)

Um dos principais elementos do Kanban - fundamental para que a ferramenta gere valor de facto, é o limite de WIP, ou seja, o limite do trabalho em progresso. Ou seja, a equipa deve ter uma capacidade máxima de quantos itens ela pode trabalhar simultaneamente, assim como cada membro desta equipa deve também ter o seu próprio limite de itens de trabalho em progresso.

Dessa forma, a equipa poderá estabilizar o fluxo e estabelecer uma dinâmica de sistema puxado. Lembrando que, geralmente, esse limite é estabelecido por colunas, assim cada etapa do item de trabalho terá uma quantidade máxima de itens simultâneos. E, vale ressaltar que, no Kanban, o limite de itens de trabalho em progresso também é algo que deve ser criado e alinhado pela equipa, tornando-se também uma política explícita.

6. Raias horizontais

As raias horizontais são linhas traçadas ao longo do quadro Kanban e servem para estabelecer um contexto. Elas podem servir como um elemento visual, para separar os itens de trabalho ao longo das etapas. Por exemplo, uma raia pode ser referente a um determinado projeto, enquanto que a raia abaixo se refere a um outro projeto, assim estabelecendo contextos diferentes. Dessa forma, o quadro torna-se mais visualmente compreensível, além de poderem servir até para métricas e/ou políticas explícitas futuras da equipa.

7. Decoradores

São elementos visuais que comunicam algo, servindo quase como uma legenda dentro de um quadro Kanban. Um exemplo de decoradores são os “avatares” que denominam quem está a cuidar daquele determinado item no quadro. Outro tipo de decorador comum também é um sinal de alerta sobre um item de trabalho, podendo representar que aquele item está com um “block”, um bug, etc. Eles também variam de equipa para equipa, conforme a necessidade ou aquilo que os membros julgarem necessário.

8. SLE - Service Level Expectation

Dos elementos citados aqui, este é talvez o mais complexo e, por vezes, o mais negligenciado pelas equipas que usam Kanban há pouco tempo. Como o nome já dá a entender, o Service Level Expectation (SLE) refere-se à expectativa de prazo para realizar uma determinada entrega, desde o momento em que entra no fluxo, até sair do fluxo.

Ele é feito de maneira probabilística e dá o prazo junto com a percentagem de probabilidade de que esta data será cumprida. Para se chegar neste dado, é necessário aceder às métricas da equipa. Através do Cycle Time histórico, a equipa realiza a entrega, analisa o tempo que foi necessário para que o item seja processado e então determina qual o SLE.

Com isto, a equipa chegará a várias informações úteis, como eficiência, expectativas de entrega para o cliente, mensuração do tamanho dos itens de trabalho, entre outras.

E agora, como melhorar?

Claro que, destes elementos, alguns podem ser mais fundamentais do que outros - dependendo do seu contexto. O limite de WIP, por exemplo, quando utilizado de maneira adequada num quadro Kanban, traz excelentes resultados para a equipa e para a empresa.

Se quiser saber mais como potencializar as suas entregas de forma rápida e profissional usando Kanban, clique aqui agora mesmo para saber mais.

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