8 elementos indispensáveis de um Quadro Kanban

Se está a começar a trabalhar com Kanban agora, é muito importante explorar e dominar os elementos indispensáveis para um quadro Kanban. É importante testá-los e compreendê-los, assim entendendo quais deles fazem mais sentido e em que situações são essenciais à sua implementação e quais não fazem sentido para o seu contexto de trabalho.

Por isso, separamos os oito elementos indispensáveis para um quadro Kanban gerar realmente valor para toda a equipa, para as entregas e para a organização. Confira:

1. Itens de trabalho

Antes de abordar o quadro Kanban em si ou as etapas do fluxo, é importante falar sobre os itens de trabalho, isto é, quais itens serão trabalhados dentro do fluxo e o que são estes itens. De maneira resumida, os itens de trabalho são as unidades de valor dentro do fluxo de trabalho, mas o que elas são de fato vai variar de acordo com cada time. Existem equipes que determinam o item de trabalho como “construir tela X” e outro item sendo “testar a tela X”.

Porém, esta não é a forma mais adequada de se definir o item de trabalho. Isso se deve ao fato de que a equipe tem que pensar no que é solicitado e não exatamente em quais serão as ações para que aquela solicitação aconteça. Por exemplo, quando você vai a um restaurante, você pede um prato e não os processos que levam para que o prato seja feito, certo?!

Para uma melhor compreensão, o item de trabalho é aquilo que é solicitado à equipe e aquilo que é entregue pela equipe, isto é o item de trabalho no Kanban. Dentro deste raciocínio, podem haver vários tipos de itens, como itens de melhorias, itens de correção e outros, isto deve ser compreendido antes mesmo de começar a montar o quadro.

Assista mais sobre esse assunto neste vídeo aqui.

2. Pontos de entrada e saída

Falando no fluxo de trabalho, existe o momento em que uma demanda entra no fluxo de trabalho e passa a ser processada pela equipa, este momento é o Ponto de Entrada. E existe também o momento em que este item de trabalho sai do fluxo, ou seja, quando ele termina de ser executado pela equipa… Este momento é o Ponto de Saída.

É preciso que a equipa possa determinar quais são essas situações, pois isto representa um conceito chave do Kanban: o Trabalho em Progresso ou o Work In Progress - o famoso WIP, como é conhecido em inglês. Ou seja, esses são itens que estão em progresso, que passaram pelo ponto de entrada, porém ainda não passaram pelo ponto de saída e estão no campo de trabalho que está a acontecer.

3. Etapas do Fluxo de Trabalho

Quando um item de trabalho entra no quadro e começa a ser trabalhado, ele irá passar por alguns processos que vão variar de acordo com a equipa e as suas demandas. Portanto, quando este item passa pelo ponto de entrada, a equipa deve especificar com o maior detalhamento possível as etapas que existem, por exemplo: etapa de análise; etapa de teste; etapa de revisão; entre outras.

Isso fará com que a equipa mapeie e execute melhor o fluxo de trabalho. Se um item receber um status apenas de “em processo”, isto faz com que a leitura do quadro Kanban se torne um tanto simplória… afinal, o que de facto significa este “em processo”? Por isso, determinar as etapas do fluxo de trabalho é uma parte indispensável para identificar filas, gargalos e pontos de melhoria no quadro Kanban.

4. Políticas Explícitas

Seguindo este raciocínio citado acima, se os itens de trabalho devem ser separados por etapas, então como definir quando um item irá passar de uma etapa para a outra? É agora que entram as Políticas Explícitas.

São elas que definem quais as regras para que um item se mova de uma etapa para a outra dentro do quadro Kanban. No entanto, não existe regra na hora de criar as Políticas Explícitas. Quais serão essas políticas ficará sempre a cargo da equipa, pois isso varia muito de acordo com cada contexto.

5. Limite WIP (Work In Progress)

Um dos principais elementos do Kanban - fundamental para que a ferramenta gere valor de facto, é o limite de WIP, ou seja, o limite do trabalho em progresso. Ou seja, a equipa deve ter uma capacidade máxima de quantos itens ela pode trabalhar simultaneamente, assim como cada membro desta equipa deve também ter o seu próprio limite de itens de trabalho em progresso.

Dessa forma, a equipa poderá estabilizar o fluxo e estabelecer uma dinâmica de sistema puxado. Lembrando que, geralmente, esse limite é estabelecido por colunas, assim cada etapa do item de trabalho terá uma quantidade máxima de itens simultâneos. E, vale ressaltar que, no Kanban, o limite de itens de trabalho em progresso também é algo que deve ser criado e alinhado pela equipa, tornando-se também uma política explícita.

6. Raias horizontais

As raias horizontais são linhas traçadas ao longo do quadro Kanban e servem para estabelecer um contexto. Elas podem servir como um elemento visual, para separar os itens de trabalho ao longo das etapas. Por exemplo, uma raia pode ser referente a um determinado projeto, enquanto que a raia abaixo se refere a um outro projeto, assim estabelecendo contextos diferentes. Dessa forma, o quadro torna-se mais visualmente compreensível, além de poderem servir até para métricas e/ou políticas explícitas futuras da equipa.

7. Decoradores

São elementos visuais que comunicam algo, servindo quase como uma legenda dentro de um quadro Kanban. Um exemplo de decoradores são os “avatares” que denominam quem está a cuidar daquele determinado item no quadro. Outro tipo de decorador comum também é um sinal de alerta sobre um item de trabalho, podendo representar que aquele item está com um “block”, um bug, etc. Eles também variam de equipa para equipa, conforme a necessidade ou aquilo que os membros julgarem necessário.

8. SLE - Service Level Expectation

Dos elementos citados aqui, este é talvez o mais complexo e, por vezes, o mais negligenciado pelas equipas que usam Kanban há pouco tempo. Como o nome já dá a entender, o Service Level Expectation (SLE) refere-se à expectativa de prazo para realizar uma determinada entrega, desde o momento em que entra no fluxo, até sair do fluxo.

Ele é feito de maneira probabilística e dá o prazo junto com a percentagem de probabilidade de que esta data será cumprida. Para se chegar neste dado, é necessário aceder às métricas da equipa. Através do Cycle Time histórico, a equipa realiza a entrega, analisa o tempo que foi necessário para que o item seja processado e então determina qual o SLE.

Com isto, a equipa chegará a várias informações úteis, como eficiência, expectativas de entrega para o cliente, mensuração do tamanho dos itens de trabalho, entre outras.

E agora, como melhorar?

Claro que, destes elementos, alguns podem ser mais fundamentais do que outros - dependendo do seu contexto. O limite de WIP, por exemplo, quando utilizado de maneira adequada num quadro Kanban, traz excelentes resultados para a equipa e para a empresa.

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